לפני תחילתו של כל סמסטר נדרשות הכנה והתארגנות להבטחת צורכי ההוראה, הן מבחינת תשתיות פקולטיות (סדנאות ומעבדות) והן מבחינה תקציבית. טופס זה, אותו על המרצה בקורס למלא עד חודש לפני פתיחת הסמסטר, נועד לרכז בקשות הנוגעות לשימוש בתשתיות פקולטיות הנוגעות לניהול הקורס.
בבקשה לשימוש בתשתיות קיימות, נותן השירות ייצור קשר עם המרצה על מנת להבין את הצרכים ולסייע במידת האפשר. כאשר מדובר בתשתית אשר אינה קיימת בפקולטה ומצריכה תקצוב מיוחד, ההחלטה תעבור לראש המסלול הרלוונטי.
על מנת לקבל את השירות הטוב ביותר מומלץ למלא את הבקשה מוקדם ככל האפשר, וכאמור, לא יאוחר מחודש לפני תחילת הסמסטר. כמו כן, יש לוודא קבלת אישור מנותן השירות הרלוונטי.
שימו לב לכך שמרצות ומרצים שלא יגישו בקשה לשימוש בתשתית נדרשת ייתכן שלא יוכלו להשתמש בתשתית או השירות במהלך הקורס, וזאת בהתאם לתיעדוף השימוש בתשתיות ברמה הפקולטית וקורסים אשר קיבלו אישור.